今回は仕事を効率的に運用して自身が抜け出す方法です。
最終的に仕事は後輩に引き継いでは自分が新しい事をして、の連続だと思います。
ただ、引継ぎが下手すぎると組織や事業としては弱体化しすぎるので、対応力で考えると自分のコピー以上の人間を常に配置できるようにしなければなりません。
もちろん個々人の色々な素養があるので完全なコピーなどは無理ですが
各仕事を上手く後輩に託していく為に、効率的に流れを教えていきましょう。
今回は次の文節にてほぼ言いたい事の90％を書き切っているので、時間がない人はそちらだけお読みください。
最初に最短の手筋を教える！ その大きなメリット！
最短手筋を教えるメリットは3つあります。
説明が済少なくて済み、お互いに消費が少なくなる。
手順が最短という事は、それに対する説明も少なく済む。
仕事を任される方も、覚えることが少なくて済みます。
これこそが最大のメリットです。
知らない物事に対する人間の記憶力の低さは皆さん日常で体験されているのではないでしょうか。
それは、知らない物というのは傍らにある知恵や知識さえ乏しいことが多いからです。
解っていることに置換したり、類似の物から発展して考えを及ぼすことができず、
まっさらな状態から、基準も曖昧な知識を入れるのはひどく体力を使います。
この体力の使い方の注力を、最短手順という骨子にのみ注がせるのです。
そして
余分な知識を先に入れてしまうと、どの様な仕事でもそちらが起点になって要らない癖が生成される可能性があります。
なので業務を引き継ぐ場合、一旦その業務の最短手順、最簡略化したものを提示してください。
もちろん、あとで読み返して意味が解る程度の肉付けはしてくださいね。
最短の手筋には正解しか詰まっていない。
最短手筋という事は、逆を言うと
その業務をこなすことに最低限必須な項目。
ということです。
根底を支える正解がわかっているのと分かっていないのでは、
その後の手順や効率に大きな違いが出てきます。
さらに、最短手という事は、ある程度工数が見えているという事。
携わるべき業務の量が見えていれば、使える工数もおのずと見えてくるはずです。
その見極めの練習にもなります。
前にも書きましたが、最短手順には、最速の業務時間、通常程度の業務時間を添えて説明してあげると良いでしょう。
そうすることで、業務を教えられる方は最短と時間での割り算から仕事の量や難しさを覚えていきます。
逆にある程度ルールの様なもの、そして正解を先に提示すれば、そこに行きつくための手段を人は考える様になるのです。
正解がわかっていれば、逆説的に不正解が予測できる！
あらかじめ業務の正解が判っていれば、不正解となる物の予測
正解を装飾する為のより良い方針の切り分けまで、考えを及ぼすことができる様になります。
正解府正解が判っていることの強みは、同時に次のステップの業務の肉付けを考えることができるです。
より効率化を目指す取り組みをしたり、より良い成果物を出したり努力できる体制が速く整うという事です。
よく職人気質の人が
仕事は見て覚えろ
と言っている様なシーンを見かけますが。
効率面だけ考えるとひどく悪いですね。
最先端技術を見て下さい。
全部先人の偉大な積み重ねを高速学習することで、次世代の発明を生み出しているでしょう。
つまり、初期コストとして模倣や正解を教えてもらい近道をすることこそが分野発展の為の大きなショートカットなのです。
有能な日地が速く育つという超ド級のメリットを考えてください。
もったいぶらずに貴方が知っている正解をどんどん教えていきましょう。
一日一回感謝の念を言葉にして伝えることの強さ。
言わねば伝わらない。言うとメッチャ頑張ってくれる。
最後に、絶対にやるべきことその2ですが、それはお礼や感謝の念を相手に伝えることです。
お礼を唱えた分だけ、相手から此方への信頼貯蓄が増えていきます。
正直、ここまでコスパの良い事はありません。
飯をおごるより素早く確実で、費用対効果がすぐ確認できる。
一石何鳥位なのかもはやわからないほどです。
なので僕はなるべくお礼で会話を切り上げる様にしています。
日本語の
「よろしくお願いします」
に近しい言葉で、
英語の
「Thank you」
という締めの言葉がありますが、こちらの方が率直に感謝を述べている分、相手に対して訴えかけるものが強いと思います。
こういう事は「空気でわかって」と言わず日本人がもっと持つべき部分だと思います。
というわけで、最短手順と感謝。
これが一番早く業務を上手く引き継ぐ方法です。
書いてみれば当たり前なのですが、これができていない人が非常に多いです。
僕も日々自分を振り返って周りとの付き合い方を考えていきます。
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