資料が無駄になる! 解決策は資料じゃなく自分だ!

仕事

先に言っておくと、僕は資料作りが苦手で、いつもクライアントに怒られています。
怒られていますから、最近は何処が悪いのかがわかってきました。

だからこれは資料作り中級者以上の人にはあまり意味の無いかもしれない記事です。

資料作ったことが無い初心者の方、こちらの記事は資料が上手くかける方法ではありません。
資料に目を通してもらう方法を書いています。

だって、まず見てないんだもん。

最近は基本的に印刷して持っていくよりもChatworkやSlackでの事前共有ががぜん多くなってきました。
ペーパーレスですしそれ自体は全然いいと思います。

でも、多人数に向けられた資料って本当に読まれないんですね。
なんでだろー。

自分に関係ないと思ってる人がマジで多いからですよ。

今回は前半は資料を事前投下する時に気を付けるべきこと。
後半は、資料より喋りだというもうタイトルとはちぐはぐな内容になっています。

それではどうぞ!

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初心者の段階では資料の作りを気にしてもしょうがない!

まず読んでもらう! キッカケづくりが大事!

そもそも誰が資料を出したところで、基本的に見られていないんですよ。

「さすがにそんなことないでしょ!」

と思っているそこの学生諸君!

社会人になるとマジで自分の提出物って見てもらえないからね!

ましてや、関係者各位とかToALLで貼りつけられたpptやPDFなんか本当に見られてないから。

なので、何度も告知してください。
二、三回告知して馬鹿だなって揶揄されてもかまいません。

読まれないと何の為に作ってるのかわからないし、事前共有資料なんか特に
会議までにあまたに入れておかないと意味がない物なので、いたずらに会議時間が伸びてどんどん損失が増えていきます。

会議の三日前に投げているのに、今日初めて目を通しますとかいうやつが居るからね。
大人って意外と雑に生きてますよほんと。

なので、なんどでもアピールして読んでもらってください。

読んでもらうのに一番重要なのはタイミング!

一つ、一番ずるいタイミングを教えます。
始業開始時間1分以内の全体への資料投下です。

始業前ではなく、始業後。
さぁ、自分の今日のタスクを確認しよう!
とした時に、投下される資料。

身体も頭も朝一で一番元気な状態だし、最初の着信なので見てくれる人がグッと増えるというわけです。

逆に一番行かんのは、通知なしで夜中のうちに投げておく資料。
マジで誰にも読まれてません。
夜中なのでメンション付けるわけにもいかないし、で朝一読み飛ばされちゃいますよ。

実際そういう事例が多々ありました。

ってかそもそも夜中って発想が出てくる時点で社畜根性満載なのですが…。

とにかく資料は朝一に告知してください!

そして、まずやった感をアピールするのです!

資料作りの上手い人は希少種です!

実は読んでいて飽きない資料なんてほぼない! というか無い!

皆さん、魅力的な資料を見たことがありますか?
僕は残念ながら一度もありません。

魅力的な資料なんて無いのです。
では資料を作るにあたってはどうすればいいのでしょうか?

それは、情報がスッキリしていて見やすければいい。
あと、最低限参加者画知るべき情報を載せていればいい。

これだけです。

他には何もいりません。
偶に数百ページ単位の膨大な資料を送ってくる方がいらっしゃいます。

そもそもそれ作るのに何十時間かけているんだ?ってやつです。

無駄です。やめましょう。
そもそもそれらを好んで読む人が居ませんし、作っている方もそれだけで給与が出るというのはいささかおかしい気がします。

資料より喋りを鍛えよう!

はい、実は今回言いたかったことはこれです。
会議で印象に残っている事って、良い資料を基に喋ったという事ではないんです。
この資料を基にして如何に場の空気を取り込んだか、

という一点に尽きます。

なので、どんなシーンでもそうですが資料自体はぶっちゃけどうでもいいんです。
本体の喋りの方が何百倍も重要なんです。

場の空気を支配することで、商談や社内MTGが楽々と進んでいきます。
それは資料が良かったからではありません。

喋りが上手かったからです。

講演家の皆さんは、やはり喋りの演出が上手い方が多いです。
でもそれは、スクリーンに投影しているデータを見て喋っているわけではないですよね。
身振り手振り、臨場感、そして喋り事態にストーリー性を持たせ、緩急をつけて喋り、聞き手をそのストーリーに参加させることができるからです。

だから資料作りが下手でも落ち込まないでください。
どうせほとんどの人がまともに見てないし、
所詮資料なんて自分の喋りを補助する道具にしかすぎません。

喋って結果を出していきましょう。
喋りが苦手な人は、いろんな講演家が意図的に差し込んでいる演出や心理学などを学びましょう。

ダメな資料でも、喋りで補えるようになれば良いと思います。
資料作りより、力も定着しやすいですしね。

ちなみに僕は会議自体が苦手です。
時間の無駄感が半端ないので、自分の出番が終わった時点で退出したいなといつも思っています。

会議1/8の法則、早く進んでくれないかなぁ。と日々願っています。

あ、結論をまとめ忘れましたね。

まず、第一にみんなが読んでくれそうな時間に事前資料を提出して、やった感アピール
第二に、喋りで資料のクソさ加減を補います。

以上、みんなで喋りを鍛えましょう!

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