こんな経験はありませんか？
「この会議に必要なので、このできかけの資料のこの部分の分析をしておいてください」
「それは何処で調べるのですか？」
と。
これは何とか回避したいです。
なにせ「1回ググって」で解決することの多い世の中、自分で検索せずに聞いてくる部下にはちょっと頭を抱えてしまいますよね。
だから、変な質問を返さない様な育成が、上司には求められています。
繰り返しますが、この時代大抵のことは検索すれば解決するのですから。
相手に【まずは調べる】を植え付けていきましょう。
質問を質問で返すとダメ
って言うでしょ
調べることが癖になっていれば
無意味なオウム返しも減って
お互いしあわせになるよね
部下のオウム返しをやめさせる【条件付け】
まず、結論から話しますが【部下にアウトプット習慣を持たせる】これが最も重要な解決法です。
純に説明していきます。
部下からのオウム返しをやめさせるには、信頼関係ももちろん必要です。
しかし、それでも解決しない場合は【条件付け】を行ってそもそもさせない方法をとります。
一番簡単なのは【仕事を頼まれた場合、疑問点をまず書き出すこと】などです。
これは、自身が受け取ったタスクを客観視する為の行動で、アナログなメモ。
付箋などに簡易的に書き留める方法で構いません。
つまり、一度別の場所に吐き出させるように【習慣づけ・条件付け】を行うのです。
そうすることで、これからのタスクのこなし方や、質問に対して自分で答えが出せる可能性がある事に、部下自身が気付く可能性があります。
メモを取るというのは遠い未来の自分の為だけではありません。
今の自分の状況を整理するのにも一役買います。
ですから、質問をする前に要点を整理する意味でも「まず項目を書き出して、それでもわからなかったら質問をしてください」という事を日々教えていきましょう。
たったこれだけのことですが、これを行う事で実際に私は部下の質問がだいぶ減り、別のことに時間をさける様になりました。
さらに、アウトプットを繰り返した部下は自分で検索するというインプットも自発的に行えるようになったのです。
頭の中で考えてももやもやするだけなので、是非簡易的なアウトプットを実践させましょう。
さらに、これは部下だけでなく上司であるあなたも知っておくべきですが、悩みや疑問の解決方法というのは、実は自分の中に眠っている可能性があります。
それを引き出すのがラバーダッキング法と呼ばれる手法です。
おもちゃのアヒルに話かけることで自分の中の疑問点を明確にし、可能であれば答えを導くという物。
実は自分の中に、結構答えが眠っている物なんですね。
気になった人はコチラの特集記事をご覧ください。
部下視点から見るやめた方が良い行動
部下視点から見る止めた方が良い行動は、この記事の主題ともなっている【オウム返し】です。
「○○をしてください」
と、上司から頼まれた時点ですでに上司は貴方に内容を渡し切ったと思っている事が多いです。
つまり「そこから先は自分で考えて」というニュアンスが暗に含まれています。
ここに「○○とはなんですか？」や「○○をするとは？」などと聞き返していると話が進みません。
相手が簡易的な説明をする時は以下の要因があるからです。
- これまでの成果かから、あなたができる事であると上司が考えている
- 既知の問題で、少ない情報からでも答えが導き出せる
これは言い換えると、部下であるあなたへの期待です。
できる上司であれば、実はヒントをちりばめて与えている可能性が非常に高いです。
そして、あなたが今までの経験や少し手を伸ばせばできる状態であることを把握しています。
もし、上司を尊敬しているのであればあまりにヒントが少ない場合は修行だと思って思考を巡らせてみましょう。
それまでのやり取りにヒントが隠されているかも。
さらに部下の立場のコチラから言うべき事は、オウム返しではなく的確な質問です。
無駄な質問を少なくする為のテクニックについてはコチラの記事で詳しく触れています。
具体的には下記の様な内容に引っかかった時に質問を戻してください。
- プロジェクトにかかわる人間の立場を明確にしなければならない
- 仕事の範囲の明文化をしなければならない
- 全体に開示すべき情報なのか判断できない
などなど、部下の立場の裁量で決められない事については質問を即返してもおかしくはないでしょう。
また、時間的な問題を含めることも大事です。
あとで優先がごちゃごちゃしていると発覚した時に、非常にややこしいですんからね。
- 何故それがいま必要なのか、再度把握する為の質問
- タスク上の優先順位や締めきり
あくまでここに挙げたのは一例だけどね
上司が完全に説明が抜けている場合は
普通に内容について質問する必要はあるね
情報の齟齬を相互に減らして、快適な仕事時間を作るように心がけましょう。
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