質問の具体性を高める方法 会話の先をシミュレーションする

人間関係

普段から、人とのコミュニケーションがうまくいってない。
同僚や上司との、質問のやり取りが多くてうんざり。
「簡単に解決する方法があれば実践するけど、実は相手の頭が悪いだけではないか?」
と思っている人は居ませんか?

もしかしたらその考えても当たって居るかもしれませんが、貴方も言葉足らずかも知れませんよ?
今回は面倒なやり取りを一発で解消できる、言葉のキャッチボール短縮のお話です。

闇の人格
闇の人格

仕事下手な人って、ここを省略しがちなのよ
不確定要素は自分で明示しなさい
あと、前提条件を再告知するとかね

はむらいと
はむらいと

『不確定要素を自分で明示する』
『前提条件を再告知する』この辺が今回の肝です
読み終わった時に納得していただける様、頑張って書きます。

スポンサーリンク

質問の具体性を高め面倒なやり取りを解消 会話のシミュレーション

予想と理由を混ぜれば質問回数は少なくなる

これが全てです。
繰り返します。

質問に関する今後の予想とその理由を、質問本体に混ぜていけば、その後のやりとりの総合回数は少なくなります。

これは僕も何度も経験していますし、また、何度もやられています。
長くなると地獄です。

例えばなんですが、僕が実際に遭遇した例で言うと。

Googleアナリティクスのタグって、埋め込む必要ありますか?

闇の人格
闇の人格

!?

Googleアナリティクスというのは、WEBサイトの計測に使われるツールで。
訪問者であるユーザーの性別や地域といった情報を収集したり、どのページにどの程度の時間滞在したかを細かく計測します。
タグというのは、WEBページに直接埋め込むコードの事です。

つまり、この質問者は「ページにアナリティクスの計測機能を入れなくてもいい?」という質問をしている事になります。
WEBの管理者からすると、全く意味が分からない質問です。

Googleアナリティクスのタグ埋め込みは、無いよりはあったほうが良いに決まっているからです。
上の質問の仕方では必ずこうなるからです。

闇の人格
闇の人格

ナニイッテンダコイツ?

これではあまりにも、お粗末ですよね。

どんな時だって、理由を伝えるのは有利に働くのです。

手間を惜しんで後の手間が増大する

質問くんが言うべきだった質問は、実はこんな感じでしょうか?

はむらいと
はむらいと

仮サイト設置したんですが、まだベーシック認証を解除してないので、アナリティクスの追加は後日でいいですか?

闇の人格
闇の人格

ええ、まだやらなくていいわ
あとで設置時間を報告してね

ベーシック認証というのは、いわばひみつの鍵ですね。
サイトアクセス時に、要求されるIDとパスワードを提示しないとサイトを閲覧できなくなるものです。
つまり、「まだ一般公開していないサイトなので、解析用のアナリティクスを入れなくても良いか」と言っているわけです。

さっきの質問くんはこういったところを全てすっ飛ばして、自分の結論だけを相手方に押し付けて質問をしていたのです。

もう一度見てみましょう。

はむらいと
はむらいと

仮サイト設置したんですが、まだベーシック認証を解除してないので、アナリティクスの追加は後日でいいですか?

修正した方の言い方なら、Googleアナリティクスを入れる必要が無い理由は明示してあります。
さらに、後日改めて作業を行うと明言してますし、そのほかに優先してやることがあるという事情も暗に語られています。

「え?こんな質問の仕方あたりまえじゃん?」
と思っていませんか?

僕の体感では、この聞き方を8割の方ができていません。
何故でしょうか?

情報は共有されていると思っている

まず下記のチェック項目を確認して下さい。

・相手方に条件や進捗は都度伝えてある
・この件に関するやりとりは常に行っている
・ここまでの連絡に不備はない

自分から相手に渡せる、全部の条件を満たしていますか?

では下記を見てください。
あなたからの情報を受け取る、相手方の状態です。

・条件や進捗などの情報が最新かどうか、もしくはどれが最新かわからない
・この件に関するやり取りは、間が抜けているか確かめられない
・情報が今までミスなく伝達されていたかわからない

相手から見ると、常にこんな感じです。
前提条件が変わって居るかもしれないし、漏れた情報があるかもしれない。

そうです!
だから、あなたからストレートに用件だけを伝えても伝わらないのです。
あなたがやり取り以前まで完璧に振舞ったかどうかは関係ないのです!

状況は常に変化するものなので、相手には【状況、背景関係を含めてすべて伝えるべき】なのです。
その上で、判断を仰いだりすると、より効率的な質問ができるというわけです。

物事の背景を詳しくしていくと、記憶定着率もアップするし、エピソードも呼び起こしやすくなるんです。

ベストで簡潔な質問の仕方

実際にまとめてみるとこんな感じです。

・状況、背景関係を含める
・自分の意思、何故そう思うかを伝える
・何故質問をしているのかを伝える
・答えて欲しいカ所を簡潔に伝える

ダメな例

昼食にあのラーメン屋は止めましょう

闇の人格
闇の人格

なんで?

好い例

はむらいと
はむらいと

昼食にあのラーメン屋は止めましょう。
午後の商談相手は、匂を気にするタイプの人ですし、何よりあの店は脂が有名な店です。
あちらのカフェでサクッと済ませて、商談が終わったらしっかり採りましょう。

闇の人格
闇の人格

ん、そうね。そうしましょ

自分はできていると思っても、いざ実際にできているかは別です。
印象や内容は、自分ではなく受け手が決めるものです。
いつ何時も、丁寧に状況を伝え、質問を行ってください。

それが一番の時短の道です。

コメント

タイトルとURLをコピーしました