新人の方が入ってこられる時。
あるいはあなた自身が新人として新しい職場に行くとき。
必ず質問という物をしなければいけませんよね。
今回は質問を通したミスマッチや時間ロスを防ぐ為の簡単なポイントについて解説していきます。
30代でも40代でもできない人はできないですが、これを読んでいるあなたには今一度こうなってはいないか意識して欲しい項目です。
以前も似たような記事を書いていまして、そちらの記事も合わせてお読みください。
熟練者も要件が無いと答えられない
あなたは、こういった身もふたもないような、相手の時間を奪う質問をしていませんか？
見積もりってどうやって作るんですか？
えっと……なんの？
まぁまぁ、よくある場面です。
いや、死ぬほどよくある場面です。
これは質問側が何を求めているか特定できないよくあるケースなのです。
考えられるケースはいくつもありますが、代表的な事柄としては下記のような感じでしょう。
- 見積書のひな型が欲しい
- 見積書のひな型は持っているが書き方がわからない
- 工数の計算方法がわからない
だから私はこのまま質問として返します。
見積書の何を知りたいのかという意味を込めて。
大体3つとも、なんですけどね。
それであればいいのです、全部わからないという事が解りますから。
いちばんイケナイのは『状況を特定できない』という事にあるので。
そこの部分の解決を図っていきます。
そして毎度同じ様な形で解釈がズレる質問をしないようにしましょう。
必要要件の確認
仕事の質問をする場合絶対に添えなければならないのは基礎情報を含めた、明らかになっている情報です。
- 納期（期限）
- メンバー
- 売り上げ
これらは基礎情報も基礎情報。
最低限必要な物です。
他に何が必要でしょうか？
例えばシステム系であれば構築環境や使用される言語。
WEBページであればドメインやサーバーの契約情報。
資料作成であれば参考資料や過去の指標となる数値などなど。
掘ればいくらでも出てきますが、必ず基になる項目や、これってどうするんだろうと突き当たるものは必要です。
こういった情報を開示すればするほど、前段であった例の様な質問をされている側が、質問項目を返すといった無駄な時間が減っていきます。
「こういう案件があって、今ここまで決まっていて。この項目は不明ですが、なんと返答するべきでしょうか」
の様な聞き方をしてくれると、見えているものと不明点が明確になり質問をされる側も返答をし易いというものです。
大体質問をして怒られる方達は、こういった「相手に知りうる情報をできるだけ渡す」という努力が抜けています。
独自解釈を付ける時は
独自解釈を付ける時は、自分の考えである旨をキチンと伝えましょう。
たまに、独自解釈をクライアントの以降の様に報告してくる方もいます。
クライアントと途中で話がかみ合わなくなり、発覚するケースが多々ありますね。
あの時こういう要件で策定依頼来てなかったっけ？
あ、そこは私の解釈でして
おま……、それを言えよ
というちぐはぐな感じになります。
これでは作業者もクライアントも確認時間に無駄が発生しますが、こういう事をする人は大概自分が仕事を増やしている事に気付いていません。
むしろ独自解釈を加えたことにある種の優越感を覚えている人も居ます。
いや、完全に混乱に陥れてますけどね、周りを。
再度確認しますが気を付けるべき点は下記です。
- できるだけ持っている情報を開示する事
- 決まっていない項目を開示する事
- 独自解釈は独自解釈だと伝える事
これさえ守っていれば無用な質問返しの時間や、その他の余計なことに費やす時間を軽減できます。
長文を全く読めない人が居る
ただ、今紹介した状況をつまびらかにしろというやり方、通用しない事もあります。
それが4行以上の問い合わせは読めない人が居る。
という事です。
これは主任クラスでも居ます。
本当に。
もし学生さんがこの記事を読んでいたら驚いてください。
給与600万くらい貰っている様な平均より上の層の人でも、この程度の文章が読めなかったりします。
むしろこれを読んでいる人の方がブログを好んで読みに来ているだけ、本質的に活字慣れしておりそういった人たちより優秀かもしれません。
年収600万を保証するわけではないですが。
話を戻します。
これも実際に合ったケースです。
お疲れ様です。クライアント様より問い合わせが来ています。A案とB案の際に関して、今回の件で両方から抽出したい箇所があり、あらたにC案として提出していただきたい。その際・追加工数・追加費用・提出日を教えて欲しいとの事です。
といったこの程度の簡単な文面ですら、
「長いから説明してくれる？」「俺って何を返答すればいいんだっけ？」
などと言ってくる人が居ます。
そう、目の前の文章を全く読もうとしない層が一定数居るのです。
だから、今回紹介したちゃんと内容を書こう。
というの、やっても無意味な場合が存在するのです。
でもそこで折れずに教育や、自分からの質問をする時の注意事項への理解を進めて下さい。
半分が読んでくれなくても、半分の人間に対する時間の圧縮にはなります。
余計な手間を減らすという事を、意識できる側が諦めてしまっては誰も改善できなくなります。
攻めてこれを読んでいるあなたと私はそういった改善に取り組める人でありましょう。
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