仕事は連絡の速度! レスポンスを早くして好感度を上げよう!

人間関係

連絡が何事においても命!
レスポンスの速度こそが正義!

これらは嘘ではありません。
どこへ行っても通用しますし、連絡が細かい人は安心感を与えてくれます。

連絡が実務以上の利益を生む!
今回はこの実態にフォーカスをあてて解き明かしていきます

はむらいと
はむらいと

誰でも簡単に評価を上げられるもの。
それが連絡速度なんです。

スポンサーリンク

連絡速度=信頼 これは鉄則です

人は疑問を解消したい生き物

通知というのは大体確認で
もっと分解していくと疑問ですよね。

「あれってどうなりました?」
「この件進んでますか?」
「だれだれさんの予定教えてください」
「仕様がわかりません」

などなどなど…

とにかく自分の疑問を解消する為に、貴方に連絡を寄越しています。
そして
「貴方なら応答してくれる」
という期待も少なからず入っていることを頭に入れておきましょう。

そして、解消してあげた疑問の対価として発行されるのが
相手からの信頼
です

相談が集まる人は
それに対する答えを返してくれる
もしくは返してくれた実績がある人なんです。

だから相談が集まってくること自体はとても良い事なんですよ。

放置された事柄に再び興味を示すのは難しい

逆に、一度放置してしまうとお互いにクッションが出来てしまいます。

相手も必要が合って連絡してきているわけですが
レスが滞ってしまうと、相手からの緊急性も下がります。

そして、レスにかかった時間分だけ再度の確認で、相手方でも時間をかけてしまいます。

相手→5分→自分レス→5分→相手了承
と瞬殺できたものが
相手→2時間→自分レス→翌日→相手了承
と誰も得をしないパターンになってしまう事も少なくありません。

この様な長時間ふわふわキャッチボールが続くと
仕事自体が週単位、月単位で遅滞してしまう為
その場で確認できるものは即確認し

絶対に遅レスは避けましょう!

はむらいと
はむらいと

本気で苦労しますからね…

確認を取ります! が第一声 内容わからなくても使える万能返答

自分の分野の事は即レスできる ただし…

自分の得意領域のところは
基本的に即レス可能なので反応速度も上がる事でしょう。

でもちょっと待ってください。
2点必ず通さなければならないところがあります。

・その返事に他の人の確認が必要か
・その常識は本当にあっているか

これらを必ず確認の上レスを実行しましょう

なので、一旦「確認を取ります!」で返すのは有効です。

自分の得意分野とは言え、チーム編成で仕事に関わっていた場合、その返事一つで
不利になったり、窮地に陥ってしまう可能性が出てきます。
一人で猪突猛進しないで、チーム内でコンセンサスを取りましょう。

次に、自分の常識を疑います。
自分がいいやと思って実行している事でも、案外落とし穴があるものです。
基本的に特にIT業界などでは、常識がGoogleアップデートともに変わっている可能性もあり
日々の調べ物は不可欠です。

そのような状態の中で、返事をしてしまって関係者皆が損をしてしまっては目も当てられないのです。
少しでも嫌な予感がしたら
調べ物をしてからレスを行いましょう。


そして連絡が多くなったのは信頼とともに、少しあなたの地位が上がった証拠でもあります

範囲外 分野外 でもさっさと返事をする 

昨今の連絡ツールは既読機能を持つものも多くありますね
一度既読を付けてしまうと相手方にも状況を推察されてばれてしまいますからね。

基本即レス
即実行がベストです。
放置しちゃうと
「こいつ読んでんのになんで反応しねぇんだよぉ!」

となりますからね。

そして、一番返事に時間がかかってしまうのが、この
分野外
という状況。

僕はデザイナーなので
「ここの取得APIって新規開発ですか?既存のパラメータで返せますかぁ?」

なんて聞かれても

はむらいと
はむらいと

知らねーよ!APIの初期構築希望出したの自分たちだろーが!
把握しとけよ!

ってなります。
最悪既存っぽければレスもできますが
間違ってると1日単位でズレてきてしまうので。よくありません。

例としては
「開発担当に確認いたしますのでお待ちください、17時までに内容の返答を致します」
とするのがベターですね。

ここで重要なのは

・次の発信時間をこちらから提示する事
・担当に確認する、という行動を明確にすること
・内容が確認が必要なことだと相手に印象付ける事

が重要となります。
相手も安心しますし、間に余計な突っ込みも来なくなります。
必ず間に合わせなければいけませんけどね。

この様に【時間を提示する】のが最も重要です。

そして、社内の専門家にはちゃんと頼ってください
この場合、頼るのが貴方の仕事です

返事が速すぎるデメリット

とはいえ、返事が速すぎることに関するデメリットもあります。
下記に3つ記載します。

・考えて返したのか?という相手からの微妙な反応
・本回答の速度とのラグが出来てしまう、信用の落差
・返事が多い人へ質問が集まってしまい、連絡過多による結果的な遅延

どこまでいっても【返事】なので
相手の印象によって結果が変わってしまうのも辛いところです

対人である以上
・相手の時間に対する見方
・相手が容認できる本回答までの時間は常に意識しておきましょう

僕はこれらがズレる場合意図的に既読にしない事があります。

また、返事が速い人へどうしても質問が集まってしまうパターンがあります。
これは、質問をしてくる人から見ると単純に貴方が有能と思われている為です。

素直に喜びましょう。
度を超すとシンドさしかないですが…。

本当にヤバイ案件はメッセージ・メールではなく電話で来る

本当にヤバイ時は結局電話が飛んできます。
ただし、ここで他の案件と優先順位を入れ替えるかどうかは話が別です。

あくまで、ヤバさは相手の都合であって、自分の都合とも合致した時に初めて優先順位が上昇することを覚えて居おきましょう。

はむらいと
はむらいと

常に状況を俯瞰しよう!

コメント

タイトルとURLをコピーしました