今回は会社員がやりがちな情報伝達の悪い例。
ここが抜けると意味ないよ。
というのをやっていきます。
情報の取捨からの伝達というのは本当に難しくて。
何度やっても身に付けるのは難しいのです。
要る情報をそいでしまったり、同でもいい情報を付けてしまったり。
流石に受け取り手が専門家で20回もその人から質問を食らっていればだんだん精度は良くなってきますけどね。
今回はその一歩手前の基礎の基礎のお話です。
主語が無い
これ30歳40歳になってもやりがち第一位(体感)。
会話の主語、報告・命令内容の主語が無いのです。
例えば『何の案件』であるとか『この項目』の話題であるとか。
そういった事が抜けているのです。
よくあるのは、情報を受け取る側が今来ている内容しか見る時間がない場合。
そういったシチュエーションの時に過去の発言や糸までさかのぼるのは手間です。
その手間を減らす為に短文で済む内容であれば、その旨を併記しておくことが大切です。
「続きの発言だから大丈夫だろう」「この要件でしか伝達は無いから大丈夫だろう」
という自分勝手な物で、要件自体の主語が抜けがちですが主語は必ずつけてください。
とくに日本語は目的語が抜けてどこかに行ってしまいがち。
大きな認識のずれを生まない為にも、しっかり何の要件であるのかを伝えましょう。
理由がない
伝達される情報に「何故それが検討されているのか」とか「何故その項目が必要なのか」などの理由が付随していないことが多くあります。
まるで掲示板に張り出された一方的な告知の様に、味気の無い報告・連絡です。
この時に「何故？」という情報が解決されてないと、付随する懸念事項を事前に察知することができません。
そうしてなぁなぁで提案を通してしまったりした場合に【想定外】というエラーにより重大な損失を被る可能性があります。
情報は表にある情報だけ伝えるのではなく、経緯や捨て案を通して「何故その情報が残ったのか」もできれば伝える必要があるのです。
そうすれば受け取る側が余計な思慮をする時間を減らせたり、新たな疑問や問題を先に潰せたりします。
経緯・理由はできるだけわかりやすく情報に付け足して伝達することを心掛けましょう。
自分の意見が無い
これは理由がないに通ずることもあるのですが、伝達内容に自分の意見が無いものが多いです。
情報の伝達に私見を挟まないのであれば、それはその人がいても居なくても済む情報である可能性がある為、そのポジションに人を割く価値がありません。
レコーダーで十分です。
しかし、人を介する以上は何かしらのプラスアルファを持たせるべきなのです。
もちろん私見を混ぜない純粋な情報のみの方が良い伝達もあります。
しかし別角度の見解とか空気感とか懸念材料とか。
報告時に必要な補足情報というのも実は結構あるんです。
相手に伝わるように、事実と私見を分けて書く必要がありますがあった方が良い情報ではあります。
逆に私見を混ぜすぎると情報が歪んでいくので、しっかりと切り分けが見て取れるように情報を伝達していきましょう。
もうちょっと文章を書く
というわけで社会人がやりがちな役に立たない報告例でした。
文中でも書きましたが、別に年を食えば改善するわけではありません。
- 何の話で。
- どういう経緯があって。
- こういう情報があり。
- こう判断したい。
- だから報告した。
などなど、自分が久しぶりにその情報を見ても内容がある程度把握できるような伝え方を心掛けてきましょう。
ちなみに報告が適切なタイミングで、さらに少なすぎず多すぎずな塩梅を取れる人は、やはり有能です。
出世や昇給は人当り、対面の上手さなど他の要件も絡んできますが、今回紹介した内容も欠かすことはできません。
「自分説明が下手で……」
などと引っ込まずに、積極的に説明を上手くする方法を考えていきましょう。
これらは訓練で身に付けることができますよ。
コメント