会議の開催時間を半分に、招集人数を半分に、そして最後に開催回数を半分に。
これで1/8の完成です。しかし、本当にそれだけで大丈夫でしょうか？
本来持っていた機能が失われたり、大事なことが分からなくなったりしないでしょうか？
今回は会議8分の1の法則とはどういう物かを確認し、逆に無駄だなと思われる実例も見ていきましょう。
会議ってメチャクチャコスト掛かってるんですよ…。
上手くハマりそうなら積極的にコストカットしましょう
合う合わないはマネジメント手腕の見せ所だね。
実は人間のサボリ癖を考えると、1/8する方が本当に参加者本人たちの為になるかも。
はんこの時間はどうなるのか
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【1/8の法則】会議を見直すことでコストカット
会議は下記項目をそれぞれ1/2にすることで、容易に1/8までその労力を落とし込むことができます。
- 開催時間の短縮
- 招集人数の策定
- 開催回数の削減
これらを実行するだけで、会議にとられる時間が1/8にまで減りますよね。
仮に月に会議で使っていた時間がトータル40時間だったとしましょう。
1/8の法則を使えば、これが月5時間にまで短縮できます。
資料の用意を考えたら、もっと減っているかもしれません。
空いた35時間は4日分以上に相当しますから、他のプロジェクトに丸々工数を割り当てられるというわけ。
ソレだけの時間があれば、一つの濃厚なプランを作れるかもしれませんし、我々の様にブロガーなら記事を10～20個ほど投入できるかも知れません。
会議が食いつぶす時間の価値って、思っている以上に大きいのですよ。
「会議が無いと全体の意思疎通が取れない！」
等と抜かす人には「では朝礼を、2分で意味のあるものに」という命題を与えれば十分です。
本当に重要な通達案件以外はカットカット！
時間も工数も有限ですよ。
無駄会議の実例
僕が昔所属していた大手の会社では、週に2回ほど定例会が開催されていました。
チームの30人程度を大会議室に通して、予算とか売り上げとか目標を話し合っているのです。
私は徹夜続きで、ほとんど出たことがありませんでした。
1時間でも惜しかったので。
常に納期に対するリテイクを行っていた為ですが、今考えると『なんとなく』でリテイクさせられていた感があります。
閑話休題。
30人を1時間拘束して、会議室を占領してやるのですから、当然相応のコストが出てきます。
正確なコスト算出は、ビルの床代やその他などと合わせて考えなければなりませんが、単純に考えてみましょう。
1人あたりのコストが、1時間4000円と仮定すると…
4000円×30人＝12万円
実際はこれ以上にかかっていると思いますが、どうでしょう？
12万円ですよ？ 頭おかしい話ですよね。
でも、大手ではこういった会議の開催自体が形骸化していて、結構普通の話ではないかと思います。
この会議で行われる理由って往々にして『全体にお知らせしたい事』なので、基本的に『みんなで話し合いたい事』じゃないんですよね。
既に決まっていることを報告する会なのです。
週次の売り上げや、成約件数、修正した目標とか毎度離されても先週との間違い探しにしかならないですよ。
それを読んでいて実りになるのって誰ですかね？
そんなの全員参加のチャットか、メールでPDF資料送付すれば一発じゃないですかね？
そう、『会議をしないと組織に見えない病』の人たちの悲しい性が、この大規模会議という無駄の垂れ流しなのです。
こういったところが、本当に無駄を助長して考える力を育てられていないのだと思っています。
日本人は『習慣を辞める』のが下手ですからね。
集団では主役じゃない人が出てくる
人間は群をなし集団化すると思考力が欠落します。
今回の話題は会議の話ですから会議に当てはめて言うと、例え発言しなくても勝手に議事が進んでいくからです。
これはリンゲルマン効果といって、動物の本能にまで根差した効果。
参加人数が増えると、意識せずともサボってしまうのです。
私も人数を分けて会社で幾つか会議を実施していますが、どうも参加者が4名以上になると、当事者間が薄れていく模様。
私が行った小ミーティングでは、事前に簡単な課題を伝えておき時間内に自分なりの結論を出す様に通達しました。
しかしこれは会議の参加者が増えるほど解決のレベルや、そもそも解決できているかにまで結果が落ち込んでしまいました。
つまり、参加者たちはどこか自分ゴトにできないまま何となく会議に参加してしまっていたわけです。
リンゲルマン効果では参加者が4人で、力の発揮が100％から77％にまで減少すると説いていますが、会議だとそれ以上の損失が行われていそうですね。
自己の課題の解決を他人に押し付けてはいけないのは、当たり前の話ですが、どうにも人間は集団に属することで、その当たり前の思考力すら失ってしまう模様。
結局、人数を集めることに意味なんか本当に無いわけです。
少数精鋭チームも3人が良いという例えがありますし、それを考えると4人以上の会議って本来必要無いのかもしれませんね。
無駄な会議だなと思っているリーダーは『明日から会議を減らすことはできないか』をぜひ検討してみましょう。
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